「新・フロント支援」
プロジェクト
情報ネットワーク× 人材教育 × 管理員代行
さぁ、フロント改革が今、始まります。
「これなら、フロント一人で20棟は管理できるな」。これはある管理会社の部門長のお言葉です。
そうなんです！当社の情報ネットワークサービス『Ｄマネ』の導入直後から、フロント業務が激変するのです。
最大の効果は、会話の手間がなく、すべての連絡がリアルで、情報が瞬時に届き、瞬時に送れること。
そして、その情報を届ける管理員が、現場で確実に実行できるようサポートが充実していることです。
さぁ、その激変を実感した、フロントの皆さんの声をお聞きください。
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朝の電話がほんとに減った。
現場写真も報告もネット上だから。 -
現場写真がwebで見られるので、あわてて物件に行かなくてもよくなった。
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動画もあって、漏水の音まで聞こえる。
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物件の傷など、ネット上の写真をそのまま業者に転送できた。
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報告書も、撮影されてwebで飛んでくる。
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予防接種や台風接近の注意連絡も、全員にあっという間で。
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管理員の情報が、現場に一番詳しくて助かる。
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理事会用資料も、全部web上にそろっている。
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写真付きのレポートで、居住者の方もしっかり納得。
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リプレイス営業に、このネットワーク力がアピールできた。
フロントを忙殺から解放し、本来のキーマン業務に集中させる。それが可能になります。
最大の効果は、マンション管理の現場情報を管理員がスマホで撮った写真やコメントを遠隔でリアルに知ることができ、フロントがわざわざ現場へ行く必要がなくなり、毎朝、管理員からの電話連絡が集中して、現場の一つひとつの問題の説明を受けて理解するという手間が一挙になくなることです。また、管理員からの報告もネット上のコメントで可能、報告書もフォーマットを撮影してwebで届くので手早く、とにかく管理員が現場で見て気付いた状態と同じ情報がwebで分かり、それを関連部署にも転送できるのです。一方、フロントは管理員の出退勤を遠隔で確認でき、管理員への台風情報や予防接種などの連絡を一斉同報できるなど、業務の大半をPC上でこなしてあらゆる手間を排除することができるのです。
「情報の一元化と共有」がもたらす経営的な効果とマネジメント上の利点は計り知れません。
関係者すべてがマンションのあらゆる現場情報を同じ水準でリアルに見ることができます。たとえば、修繕を要する建物の損傷に関して写真と報告コメントがネットに展開されれば、フロントがいなくても上司が見て対処を代行でき、修繕担当なら近々に対応する案件がわかり、発注先の調整を始めるなど時間も圧倒的に短縮できます。そして、それらの情報はデジタルデータとともにネット上にあるため、本部長も物件ごと担当部門ごとの修繕履歴などを月・年単位で振り返ることができ、一方、管理組合への報告なども、ネット上のデータを使えばわかり易く信頼性の高いレポートになるわけです。
情報ネットワーク『Ｄマネ』の品質を向上させ維持するために、教育とアウトソーシングが欠かせません。
この情報ネットワーク『Ｄマネ』は、リアルな現場情報を入力する管理員の力にかかっています。よって、まず最初に必要な教育は、情報ネットワークの端末、スマホ・アプリ『Dマネ』の操作を完璧にすることです。そのためにスマホと高齢者向けにも使えるシステムの導入教育を実施し、同時に立ち上げ期にはフォローの電話窓口を設けて対応します。そして、情報の品質向上については、居住者に向けたサービス業の視点から管理員の役割・ミッションを理解して、自ら学び、気付き、考えて選択する力を養うために、集合教育、チームトレーニングを用意しています。また、管理員のお休みや人材不足の局面に際しては、当社の管理員・コンシェルジュを代務とし、品質維持に貢献いたします。
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